Privatlivspolitik for ”Dans med Os”
Pr. 1. juli 2023
”Dans med Os”dataansvar:
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Bestyrelsen for ”Dans med Os” er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Behandling af personoplysninger:
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger
- Navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse
- Oplysninger om instruktører, spillemænd og bestyrelsesmedlemmer
- samme som medlemsoplysninger
- evt. kontonummer
Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysninger fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx Dans Danmark f.eks. ved foreningsskift, kursusdeltagelse etc.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte og legitime formål, for at kunne drive foreningen og varetage dens forpligtelser.
Formålene:
- Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
- Formål med behandling af oplysninger på instruktører, spillemænd og bestyrelsesmedlemmer
- Håndtering af hverv og pligter i foreningen
- Overblik over erfaringer og kompetencer / kurser etc.
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
- Afholdelse af sociale arrangementer, danse-aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder, taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Folkedans Danmark og DGI
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine oplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om medlemmer, instruktører, spillemænd og bestyrelsesmedlemmer i relevant omgang til Dans Danmark og DGI.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede bestyrelsesmedlemmer/instruktører/spillemænd
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og instruktører/spillemænd til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til at få indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Ovenstående politik er revideret og godkendt af bestyrelsen den 27. juni 2023.
